In all unseren Beziehungen mit Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Behörden streben wir durch verantwortungsbewusstes Handeln und Integrität nach den höchsten Standards. Trotz aller Bemühungen kann es zu einem Fehlverhalten kommen, dass unsere Integrität in Frage stellt.
Die im Oktober 2019 vom Europäischen Rat angenommene EU-Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (Whistleblower-Richtlinie), verpflichtet unser Unternehmen zukünftig zur Einrichtung interner Meldekanäle (Hinweisgeber:innen Plattform).
Eine wirksame Hinweisgeber:innen Plattform soll den Ruf unseres Unternehmens schützen und finanziellen und rechtlichen Auswirkungen vorbeugen. Es bietet unseren Mitarbeiter:innen und Dritten die Möglichkeit, Verstöße (wie Betrug oder Korruption aber auch sonstige Fehlverhalten) vertraulich zu melden. Das System unterstützt dabei, die Kontrolle über das weitere Vorgehen zu behalten und Hinweisgeber:innen zu schützen.
Wir wollen sicherstellen, dass Sie Ihre Anliegen frei ansprechen oder Ihre Wahrnehmungen mitteilen können. Egal ob als Einzelperson oder Gruppe. Anliegen und Beschwerden sollten zuerst Ihrer direkten Vorgesetzten oder – unter bestimmten Umständen – Ihrer nächsthöheren Vorgesetzten oder auch dem Betriebsrat gemeldet werden.
Wir haben uns zur Umsetzung der EU-Richtlinie für eine Kooperation mit der unabhängigen Ombudsstelle der O.P.P-Compliance GmbH (O.P.P.)mit Sitz in Wels, entschieden.
O.P.P. fungiert als neutrale und unabhängige Ombuds- und Clearingstelle für alle einlangenden Meldungen. Dadurch stellen wir auch sicher, dass Hinweisgeber:innen uns, dem Unternehmen, gegenüber, anonym bleiben.
Die Ombudsstelle steht Ihnen zur Verfügung, um Angelegenheiten zu melden, die Verstöße in folgenden Bereichen betreffen:
Sie können ihre Anliegen dort anonym per Telefon oder über die Webseite www.meinhinweis.at melden.
Ihr Anliegen wird von Personen, die einer gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen, entgegengenommen und bearbeitet.
Kontakt zu Ombudstelle:
Telefonisch werktags von 08:00 – 20:00 Uhr
Rufnummer: 0660 104 21 55
Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer:
#31# 0660 104 21 55
www.meinhinweis.at
hinweis@meinhinweis.at
Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien unserer Organisation bzw. unseres Unternehmens. Die Ombudstsstelle ist selbstständige und unabhängiges tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber unserem Unternehmen oder Dritten.
Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle und wird keine internen Untersuchungen für unser Unternehmen leiten bzw. durchführen und im Rahmen ihrer Tätigkeit keinerlei Weisungen unseres Unternehmens erhalten oder annehmen.
Das Team, das unter der angegebenen Webseite, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeitern der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.
Die Mitarbeiter der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind die Vertraulichkeit die Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber*in und der Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.
Die Zusammenarbeit sowie die Führung und Förderung von Mitarbeiter:innen ist in unseren internen Richlinien und Vorgaben geregelt. Bei Unstimmigkeiten oder Problemen können und sollen sich alle Mitarbeiter:innen bevorzugt direkt an die Vorgesetzten oder die nächsthöheren Vorgesetzten sowie den Betriebsrat wenden.
Es gibt jedoch Situationen (wie z. B.: Betrug, Veruntreuung, Bestechung), in denen Mitarbeiter:innen diesen allgemein gültigen Beschwerdeweg nicht einschlagen möchten. In diesen Fällen kann sich die Mitarbeiter:in alternativ an die Ombudsstelle wenden.
Nein, die Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle ist freiwillig.
Grundsätzlich gelten für alle Mitarbeiter:innen die arbeitsvertraglichen Pflichten und die Regelungen und Richtlinien des Unternehmens. Die Ombudsstelle stellt lediglich eine zusätzliche Kontaktstelle zur Meldung von Verstößen dar.
Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Person zwischen dem Unternehmen und der Mitarbeiter:in. Mit der Kontaktaufnahme der Hinweisgeber:in entsteht kein Mandatsverhältnis.
Die Einschaltung der Ombudsstelle ist für alle Mitarbeiter:innen kostenfrei.
Ja, die Ombudsstelle kann auch während der Arbeitszeit kontaktiert werden. Diese ist telefonisch werktags in der Zeit von 8:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.
Sollte die Ombudsstelle zu den angegebenen Zeiten nicht erreichbar sein, so hat die Anrufer:in die Möglichkeit, ihren Namen bzw. seine Telefonnummer auf der Mobilbox zu hinterlassen. Die Ombudsstelle wird sich daraufhin umgehend bei der Anrufer*in melden.
Selbstverständlich kann das Anliegen auch jederzeit über die Webseite www.meinhinweis.at/hinweis-geben/ eingebracht werden.
Der Hinweis wird im Regelfall durch eine Mitarbeiter der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit der Hinweisgeber diese Möglichkeit einräumt) an den Hinweisgeber wenden.
Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität der Hinweisgeber:in nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn dies die Hinweisgeber*in ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität der Hinweisgeber:in vertraulich behandelt.
Hinweise, die eine Geschäftsführung betreffen, werden an die Eigentümervertreter weitergeleitet.
Ja, der allgemeingültige und bevorzugte Beschwerdeweg steht selbstverständlich jeder Mitarbeiter:in weiterhin offen.
Die Ombudsstelle steht Ihnen von werktags von 08:00 bis 20:00 Uhr per Telefon oder jederzeit auf der Webseite www.meinhinweis.at, sowie per E-Mail, zur Verfügung. Anrufe werden nicht aufgezeichnet und jegliche Gespräche oder Korrespondenz werden vertraulich behandelt
Telefonisch werktags von 08:00 – 20:00 Uhr
Rufnummer: 0660 104 21 55
Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer: #31# 0660 104 21 55
www.meinhinweis.at
hinweis@meinhinweis.at
Wenn Sie die Ombudsstelle anrufen, wird Ihnen eine unabhängige, geschulte Ombudsperson einige Fragen stellen, um den Hintergrund Ihres Anliegens verstehen zu können. Diese Ombudsperson ist darauf spezialisiert, die richtigen Informationen in Bezug auf das von Ihnen gemeldete Anliegen zu sammeln und Sie zu schützen. Sie wird niemals Partei ergreifen und fungiert ausschließlich als objektive, professionelle Dritte.
Sollten Ihre Hinweise keine der Themenbereiche betreffen, die durch die EU-Richtlinie (bzw. deren Umsetzung in nationalem Recht) umfasst sind, wird sie die Ombudsperson darauf hinweisen und Ihnen mitteilen, an wen Sie sich mit Ihrem anliegen wenden können.
Sie bleiben anonym, da ihr Anliegen in der Ombudsstelle von gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen bearbeitet wird. Die Ombudsstelle bereitet einen anonymisierten Bericht vor, der an unser Unternehmen zur Bearbeitung weitergeleitet wird
Die Daten werden sowohl bei der Ombudsstelle als auch im Unternehmen geschützt und datenschutzgerecht verarbeitet. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die übermittelten Daten. Nach Fallabschluss werden alle personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.
Ist die Prüfung Ihres Anliegens abgeschlossen, erfolgt eine Rückmeldung an Sie, sofern Sie bei der Meldung Kontaktdaten bekannt gegeben haben.
Sollte die Untersuchung mehr Zeit in Anspruch nehmen, bekommen Sie zeitnah eine Zwischenmeldung über den Stand der Bearbeitung. Falls für die Bearbeitung Ihres Anliegens zusätzliche Informationen von Ihnen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle mit Ihnen in Verbindung setzen
Zuerst sollten Sie prüfen, ob sie Ihren Hinweis über die Ombudsstelle geben können. Ein Hinweis sollte erst dann an eine externe Stelle gegeben werden, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem nicht möglich oder dieser nicht zumutbar ist oder sich ein derartiger Hinweis als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.
Als externe Stelle steht Ihnen die Meldestelle des Bundesamtes zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) zur Verfügung. https://www.bkms-system.net/BAK
Darüber hinaus hat sich unsere Rufnummer geändert, da wir jetzt eine virtuelle Telefonanlage betreiben.
Die korrekte Rufnummer, unter der sie unser Hinweisgebersystem erreichen können lautet: +43 7242 306677 DW 800
Die Mobilfunknummer funktioniert aber weiterhin.